AIが覚えることについて

Skix は、会話の中から「これからも役に立ちそうな短い事実」を1行ずつ書きとめます。たとえば「承認は金曜にまとめて処理する」「経理の担当は佐藤さん」といった、仕事の進め方に関することです。

書きとめたものは2つに分かれます。ひとつは「会社についての覚えごと」で、社内のだれが話しかけたときにも使われます。もうひとつは「あなたについての覚えごと」で、あなたが話しかけたときだけ使われます。

あなたについての覚えごとに入るのは、仕事の進め方の好みだけです。「返事は短いほうがよい」「先に確認してほしい」「この書式を使ってほしい」といったことです。

書きとめられ方は3通りあります。AIが会話の途中で自分で判断して書く場合、会話が終わったあとに自動で書き出す場合、そしてあなた自身が画面から書き直す場合です。自動で書き出す働きは、会社ごとに使う・使わないを切り替えます。

AIには、次のものを覚えごとに書かないよう指示しています。

・パスワード、APIキー、アクセストークン、振込先の口座番号などの秘密の情報。値そのものだけでなく、「どこで受け取ったか」「何に使うか」といった手がかりも書きません。

・一度きりの細かい話や、調べれば分かる仕組みの詳細。

・取引先の一覧や未処理の件数のように、どんどん増えていくもの。

会社についての覚えごと・あなたについての覚えごとのどちらにも、次のものを書かないよう指示しています。

・健康状態、通院や服薬、家族の事情、信条など、とくに配慮が必要なこと。ご本人が自分から話した場合でも書きません。

・「ミスが多い」「対応が遅い」といった、人の働きぶりの評価につながること。人づてに聞いた話でも書きません。

「あなたについての覚えごと」には、さらに業務の内容そのもの、取引先、金額も書きません。

「あなたについての覚えごと」は、あなただけが見られます。会社の管理者も見ることはできず、消すこともできません。

「会社についての覚えごと」は、その会社の管理者が見られます。

AIが返事を作るときには、その会話に関係する覚えごとがAIに渡されます。あなたについての覚えごとが渡されるのは、あなたが話しかけたときだけです。

当社の担当者は、不具合の調査など必要な場合にかぎり、保存されている内容を確認することがあります。取り扱いはプライバシーポリシーの「安全管理措置」に従います。

画面左のメニュー「AIを育てる」から「覚えていること」を開くと、いま覚えている内容が1件ずつ並びます。

いらないものは「これを忘れさせる」で1件ずつ、まとめて消したいときは「すべて忘れさせる」で消せます。

ただし、この画面で消しても、しばらくは「元に戻す」で戻せます。うっかり消したときに困らないよう、消す前の状態を残しているためです。つまり、画面から見えなくなったあとも、変更の記録の中には消す前の内容が残ります。

健康状態や人の働きぶりの評価など、書きとめないよう指示している内容が覚えごとに入っているのを見つけたときも、同じ方法で消せます。あなたについての覚えごとはあなた自身が、会社についての覚えごとは会社の管理者が消してください。画面から消せないときや、消えたことを確かめたいときは、会社の管理者から当社のお問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、保存されている内容を確認し、消去します。

覚えごとは、書き足したり消したりするたびに新しい状態として記録され、前の状態も残ります。「いつ覚えたか」「いつ消したか」をたどれるようにするためです。

覚えごとそのものに保存期限は設けていません。会社が本サービスを使い続けるあいだは残ります。契約が終わったときの取り扱いは、プライバシーポリシーおよび利用規約に従います。

利用者アカウントを削除すると、その方の「あなたについての覚えごと」は、過去の記録もあわせて完全に消えます。これは「元に戻す」で戻せる削除とは違い、取り消せません。

アカウントの削除は、設定の「アカウント」からご自身で行えます（スマホのアプリでは「その他」→「アカウントを削除」）。ご自身の覚えごとだけを消したい場合は「すべて忘れさせる」を、個人情報の消去を法令に基づいて請求する場合はプライバシーポリシーの「開示等の請求」の窓口をご利用ください。

一方で、「会社についての覚えごと」に個人の名前が入っている場合（「承認は田中さんがまとめて出す」など）は、アカウントを削除しても消えません。会社の覚えごとは他の方にとっても必要な記録なので、まとめて消さない作りにしています。その記述を消したいときは、管理者が「覚えていること」の「会社について」から消してください。

覚えごとは、ほかの業務データと同じ、当社が管理するデータベースに保存します。覚えごとのためだけの外部サービス（記憶を預ける外部のクラウドサービス）は使っていません。

このデータベースは、外部のクラウド事業者から借りたサーバーではなく、当社が自分で用意して管理している機器の上で動かしています。機器の設置場所（国・地域）をお知りになりたい場合は、お問い合わせ窓口までご連絡ください。

保存場所と安全管理の考え方は、プライバシーポリシーの「安全管理措置」に従います。

覚えごとを書き出すとき、内容を整理するとき、そして返事を作るときに、会話の内容や覚えごとの内容が生成AIのモデルに送られます。送信の考え方は、プライバシーポリシーの「AI処理と外部送信」に従います。

生成AIのモデルは、上に書いた当社の機器の中ではなく、外部のAI事業者が提供しているサービスです。現在の設定では、AIによる処理が行われる国や地域を日本国内に限っていません。

覚えごとは、AIが会話から推し量って書いたものです。事実と違うことや、古くなったことが残っている場合があります。

間違いを見つけたら「これを忘れさせる」で消してください。消したあと、正しいことを会話の中で伝えると、あらためて書きとめられます。

覚える働きは、当社の設定により会社ごとに使う・使わないを切り替えます。「あなたについての覚えごと」だけを止めることもできます。

使いたくない場合は、会社の管理者から当社のお問い合わせ窓口までご連絡ください。